[商務英文會議] 跟外國人開會，被問問題怎麼回？專業應對的四步驟溝通策略
- Brian Mc Closkey
- 5月24日
- 讀畢需時 4 分鐘
已更新：8月22日
如何像專家一樣應對商業提問非英語母語專業人士的溝通技巧
你如何應對問題，反映出你的領導溝通風格。
你是否曾在英文會議中被問到問題時感到緊張？你是否在用英文回答時，常常難以組織想法並給出清晰、專業的回應？
如果你有這樣的經驗，你並不孤單。許多非英語母語的專業人士在面對來自國外的同事、外國客戶提問時，會感到焦慮。但好消息是：只要掌握正確的溝通策略，你每次都能自信、清楚且專業地回答問題。
在本文中，我們將介紹一個簡單但強大的三步驟溝通策略，幫助你：
● 自信且有條理地回答問題
● 使用商業英文清楚地表達答案
● 維持專業形象並掌控對話節奏
回答問題的技巧，有時比簡報內容更重要
在全球化的職場中，你怎麼回答，往往和你說了什麼一樣重要。當你清楚且有自信地回應問題時，你展現出領導力、建立信任，也同時展現了你的溝通技巧。
相反地，如果你表現得緊張或毫無準備，你的回答可能會顯得混亂、甚至讓人不明所以。很多人誤以為快速回答表示能力強，但其實清晰、有組織的回答，才真正讓人信服。
關鍵在於：停頓一下，思考，然後用一套有條理的策略來回答。
為什麼非母語人士，更需要練習英文應答？
建立良好的回答技巧，能幫助你在英語工作環境中：
● 提升在會議與簡報中的可信度
● 即使在壓力下也能清楚表達
● 展現你的專業、領導力與冷靜
● 更有自信地參與全球商業對話
簡單來說，這能讓你成為一位更有影響力的溝通者，不論你的母語是什麼。（深入閱讀：作為商務人士，你一定要了解的跨文化溝通差異）
來看一個常見的商務情境。
想像 Peter Jones 是一位銷售總監，在團隊會議中被問到：
[Peter，你計劃如何在下個季度提高 10% 的營收？]
“Peter, how do you plan to increase revenue by 10% next quarter?”
Peter 是這麼回答的：
「這是個好問題，很高興你問我這個。讓我這樣回答你的問題：我計劃透過兩個方式來提升營收。第一，我會多元化我們的產品線。第二，我會擴大銷售團隊。我相信這回答了你的問題。現在，我想回到我剛才談到的銷售策略。」
“That’s a great question. I’m glad you asked me about that. Let me answer your question by saying this: I plan to increase sales revenue by doing two things. First, I’ll diversify our product range. Second, I’ll expand our sales team. I believe that answers your question. Now, I’d like to return to my point about sales strategy.”
這是一個非常專業的回答。我們來看看是什麼讓這個回答這麼有效，以及你如何也能做到。
英文會議對答策略：四步驟有效溝通
會議應對第一步：正向回應問題
Peter 開場說：「這是個好問題，我很高興你問這個。」這樣做的好處有兩點：
● 創造友善、正面的語氣
● 給自己一點時間思考再回答
即使面對困難的問題，表達感謝與欣賞都有助於建立關係，也展現自信。
會議應對第二步：積極主動、掌控對話
Peter 接著說：「讓我這樣回答你的問題。」這句話傳達出他已準備好回答，並且會用結構性的方式表達。這讓他掌握對話的節奏，也幫助聽眾知道接下來會有邏輯清楚的內容。
這在國際團隊中特別重要，因為結構化的回答更容易被不同語言與文化背景的人理解。
會議應對第三步：有組織地給出清楚、有重點的答案
Peter 的回答簡潔、易懂：
· “First, I’ll diversify our product range.”
· “Second, I’ll expand our sales team.”
用數字列點的方式，幫助聽眾理解並記住重點。
會議應對第四步：聚焦主題，保持節奏
最後，Peter 說：「我相信這回答了你的問題。」接著順利地轉回主題：「現在，我想回到我剛才談到的銷售策略。」
這一步不但讓他保持對話焦點，也讓會議持續推進，不被打斷。
結語：練習是建立自信的關鍵
像所有技能一樣，專業地回答問題也需要練習。從今天起開始運用這四步驟策略於日常會議中。錄下你自己的回應，觀察你的語氣與結構。你會發現，即使在壓力情境中，你也能愈來愈自信、清楚地回應問題。
掌握這項重要的溝通技巧，將能提升你的自信、擴大你的影響力，並在全球職場中建立更強大的專業形象。
Brian Mc Closkey 是 NextGen Business Communication Training, 商業溝通訓練公司的執行長，該公司專門為在台灣的非英語母語專業人士提供商業英語訓練。
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