台灣專業人士常犯的 4 個簡報錯誤與改善方法
- Brian Mc Closkey
- 5月30日
- 讀畢需時 6 分鐘
已更新：6月12日
非英語母語專業人士的簡報技巧
以非英語母語者的身份用英文進行簡報，在全球商務環境中是一項挑戰。對許多臺灣專業人士而言，即使擁有強大的技術知識，溝通上的障礙仍可能削弱其資訊的影響力。
在這篇文章中，我們將探討臺灣專業人士在簡報中常犯的四個常見錯誤，並分享實用策略，幫助您在國際商務場合中表達得更清晰、自信且專業。
錯誤一：未為成功奠定基礎
最常見的錯誤之一是直接切入簡報內容，卻沒有妥善開場。一個強而有力的開場對於吸引聽眾並引導他們的預期至關重要。要為簡報成功鋪路，聽眾需要清楚了解以下四個要點：
他們為何而來 —— 這場簡報是關鍵內容、實用資訊，還是例行更新？
您是誰 —— 透過清楚介紹自己來建立您的專業信任度。
他們會獲得什麼 —— 明確說明簡報目標、預期成果並簡介簡報架構。
他們應如何參與 —— 告訴聽眾什麼時候以及如何提問。
1. 他們為什麼在這裡？
請明確簡報的目的 —— 是關鍵性更新、技術說明，還是例行進度報告？您需要設定正確的語氣與層次，讓所有人都知道該期待什麼。
來自高語境文化（例如亞洲、中東、中南美洲或南歐）的簡報者，可能期望聽眾能「讀懂語氣」與「看穿語意」。然而，來自低語境文化（如美國、加拿大、歐洲、澳洲或紐西蘭）的聽眾則期望您明確說明簡報的語氣與重點。
2. 您是誰？
聽眾會想知道您是誰，以及為什麼他們應該聽您說話。透過清楚介紹自己來建立信任感。包括您的全名、職稱與相關經驗，讓聽眾相信您是這場簡報的最佳人選。
不要假設聽眾已經認識您 —— 特別是在低語境文化中，簡潔的自我介紹非常重要。
3. 他們會獲得什麼？
在高語境文化中，簡報者可能不會清楚說明簡報目標或成果，因為他們期望聽眾自行理解。但對低語境文化的聽眾來說，若簡報者能使用結構清晰、簡明扼要的語言說明目標，他們會感到更安心。例如：
「今天，我想跟大家說明……
這件事很重要，因為……
在這場簡報結束時，您將清楚了解……」
「今天，我會介紹幾項重要的流程變更。
這些變更至關重要，因為……
簡報結束後，我相信您將能夠……」
「今天，我將探討……
我會說明重點，幫助您……
細節部分我就不展開了，您可以參考附檔資料。」
溝通技巧提示：運用多樣化的語言
在全球商務環境中進行溝通時，使用多樣的語言表達方式不僅展現出良好的溝通技巧，也有助於建立專業形象。以下是建議用語：
「今天，我將探討……我會說明重點，幫助您……細節部分我不多說，您可參考附檔資料。」
請避免重複性的表達，例如：「我接下來要……，然後我要……，我不會去……」
描述簡報架構
使用簡報大綱或議程投影片說明您將要講解的內容，是幫助聽眾掌握重點的有效方式。對來自低語境文化的聽眾而言，這尤其重要，因為他們期望您能明確交代簡報內容。
請用結構化且簡潔的語言溝通，同時注意使用多元表達方式以提升專業性，避免重複使用相同句型。例如：
「我把這場訓練分為四個部分：
第一部分，我會說明……
第二部分，我將聚焦在……
第三部分，我會處理……
最後，我會總結……」
4. 他們應該如何參與？
簡報成功的最後一個關鍵，是明確告知聽眾該如何互動。他們該在什麼時候、以什麼方式發問或發表意見？請明確說明是可以隨時發問、在特定時間發問，還是簡報結束後再提問。例如：
隨時提問：「歡迎大家隨時提出問題或意見。」
指定時間提問：「我會在簡報過程中停下來讓大家發問或評論。」
結束後提問：「請大家將問題留到簡報結束後再提出，謝謝。」
只要掌握以上四個要點，您的簡報就已經成功了一半！
常見錯誤 #2：簡報投影片資訊過載
來自高語境文化的專業人士往往偏好內容豐富的投影片，因為這有助於他們以英文進行簡報。然而，在全球商務環境中，觀眾通常會覺得資訊過多的投影片令人難以吸收、分心甚至疲憊。
最佳實踐建議：
一張投影片一個重點
設計每張投影片時，專注傳達一個關鍵訊息。這不僅讓觀眾更容易掌握重點，也能幫助講者更順利地進行簡報。
只顯示必要的資訊
觀眾會閱讀您放在投影片上的每一個字。如果您不打算講解某部分內容，就不要放在畫面上，以避免分散注意力。
保持畫面簡潔清晰
乾淨有條理的版面能幫助觀眾集中注意力。凌亂的投影片可能會讓人覺得講者準備不充分或思緒不清。
使用多張投影片以提升清晰度
若要講述四個重點，與其擠在一張投影片中，不如拆分成四張各自清楚呈現一個主題。這樣能提升簡報品質與觀眾理解力。
限制字體與顏色數量
建議使用 2–3 種字體與顏色即可。過多的樣式與顏色會令人分心，也會影響您在專業環境中的可信度。
常見錯誤 #3：溝通缺乏結構
在高語境文化中，講故事或較隨性的簡報風格常被接受，但低語境文化的觀眾則更期待邏輯清晰、結構明確的簡報方式。
若講者未有條理地組織重點，觀眾將難以分辨主次資訊。因此，在全球商務中，講者必須以結構化方式傳遞訊息，清楚標示重點，並幫助觀眾判斷資訊的優先順序。
每張投影片的清晰結構應包括：
引導進入主題
當投影片出現時，簡要介紹主題，引導觀眾聚焦：
「這張投影片提供了有關……的資訊。」
「這張圖解釋我們的 QA 流程，特別強調……的重要性。」
說明此頁目標
接著簡單說明這張投影片的目的，讓觀眾聚焦：
「我想要釐清我們新的 QA 流程，並強調……」
「這張很重要，因為它顯示了……我想強調的是……」
講解關鍵重點
進一步解釋細節時，請使用條理清晰、重點導向的語言：
「了解……很重要，因為……」
「首先，我們需要……接著，我們……」
「我想強調……的重要性，因為……」
「我們的流程是：先……然後……」
「讓我重點說明三個重點：(a)……(b)……(c)……」
摘要重點
每張投影片結束前，請花 60 秒回顧要點，幫助觀眾理解與記住關鍵訊息：
「這張投影片有三個要點：第一，……；第二，這個流程對……很關鍵，因此您需要理解……；最後，……」
確認理解
在切換到下一張之前，可以快速確認觀眾是否理解。無需每頁都問，但偶爾詢問可鼓勵互動，也顯示您關注觀眾需求：
「請問有什麼問題？或需要我釐清的地方嗎？」
遵循這種結構化的溝通方式，可以提升簡報效果、增加觀眾吸收力，讓整場簡報更具影響力。
常見錯誤 #4：簡報表達薄弱
以英文簡報時，許多非母語人士會感到緊張，常出現以下情況：
說話速度過快
重複說明、無法收斂重點
思路不清、組織混亂
改善表達的策略：
引導觀眾理解每一張投影片講者需引導觀眾掌握畫面，避免他們迷失重點。可使用語句如：
「請看右邊的……」
「您可以在左側看到……」
引導整場簡報流程簡報就像一段旅程，講者的角色是帶領觀眾同行。讓觀眾清楚目前進度與接下來的方向：
「我們先來看看……」
「我已經說明完……現在來看……」
「接下來我會聚焦在……」
使用『標示語言』(Signposting Language)明確指出簡報邏輯結構，幫助觀眾理解流程與推論：
「我有四個重點要說。第一，……；第二，……；接著，……；最後，……」
「我們需要幾個步驟：首先，……；接下來，……；另一個重要步驟是……；最後，我們必須確保……」
「我想回頭補充一下剛剛提到的……」
「在進入下一部分前，我想特別強調一下……的資料」
有效運用聲音
停頓強調重點：適時停頓讓觀眾有時間吸收重點，展現自信。
改變語速：重要部分放慢速度；簡單說明可加快。
加強語氣與語調：刻意強調關鍵字詞或句子，吸引注意，讓訊息更有記憶點。
這些技巧有助觀眾跟上簡報節奏，讓訊息更具說服力與影響力。
關鍵要點總結：
為簡報奠定成功基礎
清楚說明目的、自我介紹、陳述目標、告知互動方式。
設計支援訊息的投影片
一張一重點，避免資訊爆炸，保持簡潔、聚焦與視覺一致性。
使用結構化方式傳達內容
每張投影片應包含：引導 → 說明目標 → 傳達重點 → 摘要 → 確認理解。
展現自信的簡報表達力
引導觀眾、使用標示語言、變化語速與語調，提升表達影響力。
最後的提醒：
在全球商務環境中做簡報，不只是語言能力的挑戰，更是結構清晰度、文化意識與專業表達的綜合考驗。只要掌握正確策略，即使不是英語母語人士，也能自信、清楚且具說服力地傳達您的訊息。
Brian Mc Closkey is the CEO at NextGen Business Communication Training, a business communication training company for non-native English-speaking professionals in Taiwan.
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